Tietosuojaseloste perheasiain neuvottelukeskuksen vapaaehtoisten rekisteristä

Rekisterinpitäjä

Kouvolan seurakuntayhtymä
Mainukselantie 3, 45700 Kuusankoski

Yhteyshenkilö

Perheasiain neuvottelukeskuksen johtaja Sirkka Laine-Haimi
Hovioikeudenkatu 8 G, 45100 Kouvola, puh. 040 714 0560, sirkka.laine@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietohallintopäällikkö Jyrki Lahti 
Valtakatu 40, 45700 Kuusankoski, puh. 040 827 7783, jyrki.lahti@evl.fi

Rekisterin nimi

Kouvolan perheasiain neuvottelukeskuksen vapaaehtoisten rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yhteydenpito vapaaehtoisiin vapaaehtoistoiminnan ylläpitämiseksi. 

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Tietosisältö: vapaaehtoisen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, vapaaeh-toistoiminnan aloittamisajankohta, ruoka-allergiat. Vaitiolositoumuslomakkeessa vapaaehtoisen nimi ja syntymäaika.

Tietolähteet

Asianomaisen itsensä antamat tiedot. 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään perheasiain neuvottelukeskuksessa lukitussa kaapissa. Tietokoneella olevan asiakasrekisterin tiedot on suojattu henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Tietoja ovat oikeutettuja käsittelemään ainoastaan Kouvolan perheasiain neuvottelukeskuksen työntekijät. Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä. 

Tietojen luovutukset

Tiedot ruoka-allergioista voidaan luovuttaa tilaisuuden ruokahuollon järjestäjälle. Laskutusta varten tarvittavat tiedot voidaan luovuttaa seurakuntayhtymän henkilöstö- ja talouspalveluun. 
Palvelevan puhelimen päivystäjillä on pääsy rekisterissä olevien nimeen, puhelinnumeroon ja sähköpostiosoitteeseen.  

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan henkilön jäätyä pois tehtävästä. Pois jääneistä päivystäjistä säilytetään nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite myöhempää yhteydenottoa varten, esim. kutsuttaessa juhlatilaisuuksiin.

Vaitiolositoumuslomake säilytetään 75 vuotta päivystystyön päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus: 
•    saada tarkastaa itseään koskevia tietoja
•    oikaista, poistaa tai täydentää itseään koskevia virheellisiä tietoja
•    pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
•    niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tarkastus-, oikaisu,-tai korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä ja toimittaa se henkilökohtaisesti rekisterinpitäjälle. Pyyntö osoitetaan: Perheasiain neuvotteluksekuksen johtaja Sirkka Laine-Haimille puh. 040 714 0560. 

•    Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja. 

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi