Tietosuojaseloste perheasiain neuvottelukeskuksen asiakasrekisteristä

Rekisterinpitäjä

Kouvolan seurakuntayhtymä
Maunukselantie 3, 45700 Kuusankoski

Yhteyshenkilö

Perheasiain neuvottelukeskuksen johtaja Sirkka Laine-Haimi
Hovioikeudenkatu 8 G, 45100 Kouvola, puh. 040 714 0560, sirkka.laine (a) evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietohallintopäällikkö Jyrki Lahti
Valtakatu 40, 45700 Kuusankoski, puh. 040 827 7783, jyrki.lahti (a) evl.fi

Rekisterin nimi

Kouvolan seurakuntayhtymän perheasiain neuvottelukeskuksen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely asiakkuuden hoitamista varten asiakkaan suostumuksella. Sopimusten mukainen perheneuvonta- ja perheasioiden sovittelupalveluiden laskutus sekä asiakkuuden hoito. Sopimusten mukainen työnohjauspalveluiden hoito ja laskutus. Valtakunnallinen tilastointi.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Tietosisältö: Asiakkaan nimi, äidinkieli, sukupuoli, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, siviilisääty, sosioekonominen asema, alle 18-vuotiaiden lasten lukumäärä, tulosyy, asiakkaan yhteydenottopäivä, asiakkaan käyntipäivät, käynnin kesto ja neuvotteluun osallistuneet henkilöt.

Tietolähteet

Asianomaisen itsensä antamat tiedot. Alaikäisen lapsen tiedot antaa lapsen huoltaja. Suostumus tietojen tallentamiseen pyydetään kirjallisesti. Työnohjauksen osalta asiakkaan allekirjoittama työnohjaussopimus.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään perheasiain neuvottelukeskuksessa lukitussa kaapissa. Tietokoneella olevan asiakasrekisterin tietoja eli Perheneuvos-ohjelmaa käyttävillä on tarvittavat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttöä valvotaan perheneuvonnan asiakasohjelman lokiin kirjautuvien tapahtumien kautta. Asiakasrekisterin tietoja ovat oikeutettuja käsittelemään ainoastaan Kouvolan perheasiain neuvottelukeskuksen työntekijät. Rekisterin ylläpitäjä määrittää käyttöoikeudet asiakasrekisteritietoihin viranhaltijoille henkilökohtaisina. Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietojen luovutukset

Tilastot ja käyntimäärät voidaan luovuttaa. Tilastoyhteenveto, jossa ei ole kenenkään yksittäisen asiakkaan tietoja, luovutetaan vuosittain Kirkkohallitukselle sekä tilastot ja moduulimäärät (=käyntimäärät) laskutusta varten sopijaosapuolille.Tilastoyhteenvetoja voidaan käyttää oman toiminnan suunnittelussa.

Perheasiain neuvottelukeskus noudattaa lastensuojelulain (2007/417) 5 luvun 25 §:ssä, rikoslain (1889/39) 15 luvun 10 §:ssä ja kirkkolaissa (1993/1054) määrättyä vaitiolo- ja ilmoitusvelvollisuutta.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja tallennetaan ja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoidon kannalta on tarpeen, kuitenkin korkeintaan viisi vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen. Asiakkaan pyytäessä tietojensa poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, hänen tietonsa anonymisoidaan. Anonymisoinnin jälkeen asiakkaan henkilötietoja ei voi enää palauttaa. Henkilötietojen anonymisointia käytetään tilastotietojen keräämiseen.

Manuaalista aineistoa säilytetään lukollisessa kaapissa, johon ainoastaan perheasiain neuvottelukeskuksen henkilökunnalla on pääsy. Sähköistä aineistoa säilytetään salasanoilla suojatussa Perheneuvos-ohjelmassa, johon ainoastaan perheasiain neuvottelukeskuksen henkilökunnalla on pääsy.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Saada tarkastaa itseään koskevia tietoja.
  • Oikaista, poistaa tai täydentää itseään koskevia virheellisiä tietoja.
  • Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
  • Vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Tämä arvioidaan erikseen jokaisen pyynnön osalta.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tiedot voidaan toimittaa rekisteröidylle itselleen, mutta niitä ei voida siirtää suoraan järjestelmästä toiseen.
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Henkilötiedot anonymisoidaan, jos rekisteröity peruu suostumuksensa. Henkilötiedot anonymisoidaan, kun niillä ei ole asiakkuuden hoidon kannalta merkitystä.
  • Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus käyttää rekisteritietojen tarkastusoikeutta maksutta.
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja (a) om.fi
www.tietosuoja.fi