Tietosuojaseloset Diakoniatyöstä
Rekisterin nimi
Katrina Diakonia
Rekisterinpitäjä
Kouvolan ev.lut. seurakunnat
Rekisteristä vastaava henkilö
Kunkin seurakunnan diakoniatyöstä vastaava viranhaltija
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisteriä käytetään diakoniatyön eri tehtävien hoidossa: avustuksen
tarpeen selvittäminen, taloudellinen neuvonta, -ohjaus ja -päätöksenteko, leirien ja retkien järjestäminen sekä pyynnöstä tapahtuva keskustelu- ja sielunhoitotyö. Toimijarekisteriä pidetään diakoniatyössä toimivista vapaaehtoistyöntekijöistä ja luottamushenkilöistä.
Tietosisältö
Asiakasrekisteri
Diakonia-avustukset
Asiakkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, yhteystiedot, ammatti, avustusasiaan vaikuttavat perhesuhdetiedot, asiakkaan ja puolison tulot ja menot sekä muut avustuksen kannalta tarvittavat tiedot.
Leirit ja retket
Osallistujien nimet ja yhteystiedot, sekä leirien ja retkien järjestämisen kannalta välttämättömät terveydentilatiedot, esim. allergiat
Hengellinen työ
Asiakkaan luvalla asiakkaan nimi ja tarvittaessa yhteystiedot sekä muut välttämättömät tiedot asiakkuuden keston ajan.
Toimijarekisteri
Vapaaehtoistyöntekijät
Nimi ja yhteystiedot sekä vapaaehtoistehtävien hoitamisen kannalta välttämättömät tiedot.
Luottamushenkilöt
Nimi ja yhteystiedot.
Tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään hänen luvallaan.
Asiakkaan luvalla voidaan hankkia/tarkistaa tietoja muilta viranomaisilta.
Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (henkilötietolaki 523/1999 6. luku 26§) ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan kuukauden kuluessa ja sen käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä.
Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa, esim. jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.
Salassapito
Tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja ei luovuteta, ellei laissa toisin säädetä, esim. sosiaalihuollon asiakaslaki 20§ tai potilaslaki 9§ ja 13§. Tietoja luovutetaan vain asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisen suostumuksen tai tietojen luovuttamiseen oikeuttavan lainsäännöksen perusteella.
Suojaukset
ATK:lle tallennetut tiedot
On määritelty, ketkä ovat oikeutettuja käyttämään tietoja. Käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin, ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Käyttöoikeus tietoihin on diakoniatyöntekijöillä ja diakoniatyön toimistosihteerillä.
Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa. Käyttöoikeus tietoihin on diakoniatyöntekijöillä ja diakoniatyön toimistosihteerillä.
