Tietosuojaseloset Diakoniatyöstä

Rekisterin nimi

Katrina Diakonia  

Rekisterinpitäjä

Kouvolan ev.lut. seurakunnat

Rekisteristä vastaava henkilö

Kunkin seurakunnan diakoniatyöstä vastaava viranhaltija

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisteriä käytetään diakoniatyön eri tehtävien hoidossa: avustuksen 
tarpeen selvittäminen, taloudellinen neuvonta, -ohjaus ja -päätöksenteko, leirien ja retkien järjestäminen sekä pyynnöstä tapahtuva keskustelu- ja sielunhoitotyö. Toimijarekisteriä pidetään diakoniatyössä toimivista vapaaehtoistyöntekijöistä ja luottamushenkilöistä.

Tietosisältö      

Asiakasrekisteri

Diakonia-avustukset

Asiakkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, yhteystiedot, ammatti, avustusasiaan vaikuttavat perhesuhdetiedot, asiakkaan ja puolison tulot ja menot sekä muut avustuksen kannalta tarvittavat tiedot.

Leirit ja retket

Osallistujien nimet ja yhteystiedot, sekä leirien ja retkien järjestämisen kannalta välttämättömät terveydentilatiedot, esim. allergiat

Hengellinen työ

Asiakkaan luvalla asiakkaan nimi ja tarvittaessa yhteystiedot sekä muut välttämättömät tiedot asiakkuuden keston ajan.

Toimijarekisteri

Vapaaehtoistyöntekijät

Nimi ja yhteystiedot sekä vapaaehtoistehtävien hoitamisen kannalta välttämättömät tiedot.

Luottamushenkilöt

Nimi ja yhteystiedot.

Tietolähteet      

Tietoja saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään hänen luvallaan. 
Asiakkaan luvalla voidaan hankkia/tarkistaa tietoja muilta viranomaisilta.

Tarkastusoikeus  

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (henkilötietolaki 523/1999 6. luku 26§) ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan kuukauden kuluessa ja sen käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. 

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa, esim. jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille.

Salassapito    

Tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja ei luovuteta, ellei laissa toisin säädetä, esim. sosiaalihuollon asiakaslaki 20§ tai potilaslaki 9§ ja 13§. Tietoja luovutetaan vain asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisen suostumuksen tai tietojen luovuttamiseen oikeuttavan lainsäännöksen perusteella.

Suojaukset    

ATK:lle tallennetut tiedot

On määritelty, ketkä ovat oikeutettuja käyttämään tietoja. Käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin, ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Käyttöoikeus tietoihin on diakoniatyöntekijöillä ja diakoniatyön toimistosihteerillä.

Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa. Käyttöoikeus tietoihin on diakoniatyöntekijöillä ja diakoniatyön toimistosihteerillä.