Tietosuojaseloste KirkkoRekry järjestelmästä

Tällä tietosuojaselosteella annamme sinulle, rekisteröidylle henkilölle, tietoja henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen:

Päivitetty 15.3.2023 (järjestelmän käyttöönotto 1.1.2023).

Suosittelemme, että tutustut tämän tietosuojaselosteen sisältöön aika ajoin, jotta saat tietoosi selosteeseen mahdollisesti tehdyt muutokset.

1 Rekisterinpitäjä

Kouvolan seurakuntayhtymä, PL 41, 45701 Kuusankoski

2 Yhteyshenkilö

Henkilöstöpäällikkö Nina Häkkinen, nina.hakkinen@evl.fi, p. 040 522 6641

3 Rekisterin nimi

Kirkkorekry.fi-palvelun työnhakijatietojen rekisteri.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja tietojen alkuperä

Työntekijöiden rekrytointi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on hakijan suostumus. Tiedot saadaan hakijoilta.

5 Rekisterin sisältö

Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:

(a) perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, jolla käyttäjä käyttää hakijaportaalia;

(b) koulutukseen liittyvä tieto, kuten suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus;

(c) työhistoriaan liittyvä tieto kuten aiemmat työnantajat, tehtävänimike kuvaus työtehtävistä, työsuhteen kesto;

(d) käyttäjätunnus ja salasana;

(e) järjestelmän tekninen käyttäjätieto, audit trailit ja lokitiedot.

Rekrytointijärjestelmään tallennettavat työnhakijasta kerättävät tiedot riippuvat kulloinkin siitä, mitä tietoja kohdennetun rekrytoinnin hakulomakkeella kysytään, ja mitä tietoja kyseinen henkilö itsestään antaa ja tallentaa rekrytointijärjestelmään.

6 Tietojen luovutus

Tietoja voidaan luovuttaa rekrytoinnin osapuolille, joiden kanssa on tehty sopimus rekrytointiin liittyvien palveluiden käytöstä.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietojen luovutuksessa noudatetaan palvelutarjoajien kanssa tehtyjä tietosuojasopimuksia.

7 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä varmistaa, että sähköisesti käsiteltäviä tietoaineistoja käsitellään kulloinkin ajan tasalla olevien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Tietoturvakäytäntöihin kuuluvat esim. tietoaineiston salaus tiedonsiirroissa, käyttöoikeuksien rajaukset ja ohjelmistojen asianmukaiset päivitykset.

Rekisterinpitäjän työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

8 Henkilörekisterissä olevien tietojen säilytys ja hävittäminen

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Avoimiin työpaikkoihin jätetyt hakemukset anonymisoidaan automaattisesti kahden (2) vuoden kuluttua sen jälkeen, kun työnantaja on päättänyt rekrytoinnin käsittelyn tekemällä rekrytoinnille päättämistoiminnon. Mikäli päättämistoiminto jätetään tekemättä, järjestelmä päättää rekrytoinnin automaattisesti vuoden kuluttua työpaikan hakuajan päättymisen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa hakemus siis säilyy järjestelmässä kolme (3) vuotta hakuajan päättymisestä.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on alla kuvatut oikeudet:

a) pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista

b) pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle

c) peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi

d) tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan, että voimme mahdollisesti pyynnöstäsi huolimatta säilyttää ja käyttää tietojasi, jos tämä on tarpeen esim. lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai oikeutettujen etujemme (esim. oikeussuojan) varmistamiseksi.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla

10 Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu: Tietosuojavaltuutetun toimisto Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki PL 800, 00531 Helsinki tietosuoja@om.fi 029 566 6700 Kouvolan seurakuntayhtymän tietosuojavastaava Jyrki Lahti, Jyrki.lahti@evl.fi, p. 040 827 7783